セールスフォースオートメーションは、人の手に頼る分野には矛盾しているように思えるかもしれませんが、セールスプロセスには欠かせないものです。リードの管理、潜在顧客へのアプローチ、タスクごとの進捗状況の記録など、セールスを行う上で鍵となる活動はいくつかあります。
営業チームは1日の大半を営業プロセスの一部であるタスクに費やしていますが、直接販売を行うことはあまりありません。
ある調査によると、営業担当者が実際に販売活動を行っている時間は、全体の35％に過ぎません。残りの時間は、反復的な管理業務に費やされています。これは生産性に直接影響するため、自動化ツールが必要なのです。
成長企業であれば、CRM（Customer Relationship Management）ソフトウェアに出会ったことがあるはずです。CRMが顧客プロセスを自動化するように、セールスフォースオートメーション（SFA）システムは営業プロセスを自動化します。
まだセールスフォースオートメーションシステムを営業プロセスの一部として使用していない場合は、この詳細なガイドを読むことを強くお勧めします。
このガイドでは、チームにとってのセールスフォースオートメーションシステムの必要性、SFAの特徴と利点、そしてあなたのビジネスに適したSFAシステムを見つける方法について説明します。
セールスフォースオートメーション(SFA)とは？
セールスフォースオートメーション（SFA）とは、SaaS（Software-as-a-Service）製品であるオートメーションツールを使用して、セールスプロセスの主要なステップを自動化することです。セールスフォースオートメーションのソフトウェアを使用することで、営業チームは反復的な作業のほとんどを自動化することができ、仕事量を整理してダイレクトセールスに集中できるようになります。
セールスフォースオートメーションソフトウェアを使用する現実的な理由は、営業チームが手作業に費やす時間を削減し、実りある長期的な顧客関係の育成に焦点を当てることです。
例えば、セールスフォースオートメーションソフトウェアは、営業チームが以下のような営業タスクを自動化するのに役立ちます。
購入の可能性が高い、最も適格なリードを見つける。
正確なデータと指標を用いてレポートを作成することで、営業担当者が一日中（あるいは数日中）暗中模索する必要がなくなる。
営業チームの適切なメンバーにリードを割り当てることで、最も優秀な営業担当者が最も優先度の高いリードを扱うことができる。
アポイントメントを自動的にオンラインでスケジューリングし、全員の時間を確保する。
営業パイプラインの追跡：リードがパイプラインを通過すると、営業パイプライン管理担当者にアラートが届く。
ウェルカムメールやフォローアップの送信など、営業プロセスの中で時間のかかる部分を自動化する。
なぜSales Force Automationが重要なのか？
セールス・オートメーションは、生産性を高め、売上を30％増加させることができます。営業プロセスを最適化すると、自動的に企業の収益が向上します。
それでは、セールスフォースオートメーションのメリットをさらに詳しく見ていきましょう。
時間の節約
1日の時間は限られています。営業チームがその時間のほとんどを管理業務に費やしていると、実際の営業活動がおろそかになってしまいます。
営業担当者自身も、週や月の売上高を見て、なぜこんなに低いのかと疑問に思うまで、営業活動に割ける時間が少ないことに気づかないかもしれません。
ルーチンワークを自動化することで、営業チームはより多くの時間を本来の仕事に集中させることができます。
収益の増加
マニュアル作業は簡単そうに見えても、多くの時間を費やしています。SFAツールやシステムは、営業プロセスを自動化することで、営業関連のコストを削減します。これは間違いなく、セールスフォースオートメーションの最高のメリットの一つです。
営業チームは、より多くの取引を成立させ、新規顧客を獲得することで、その時間を有効に使うことができます。さらに、管理者の作業量が減れば、販売体制が合理化され、収益につながるプロセスであることが保証されます。
クロスセルやアップセルの機会を増やす
すべての営業担当者は、クロスセリングとアップセリングが、基準値以上の安定した収益を維持する鍵であることを知っています。
クロスセルやアップセルの機会は、多くの販売シナリオに存在します。適切に行われれば、クロスセルとアップセルによって、会社の収益を30％向上させることができます。しかし、営業担当者が管理業務など会社の利益にならない業務に追われてしまうと、より良い収益機会を奪ってしまうことになります。
セールスフォースオートメーションシステムは、顧客が何を買ったのか、なぜ特定の商品を買ったのか、どの営業担当者がどのようなセールスをしたのかなど、カスタマージャーニー全体を把握するのに役立ちます。
そうすれば、多くの機会を特定し、お客様に他の商品を購入するように働きかけることができます。
セールスフォースオートメーション - アップセルとクロスセル
実用的な洞察力とデータを提供
セールスフォースオートメーションシステムは、顧客とのやり取りや活動を追跡し、販売サイクルの全体像を把握することができます。SFAツールは、営業チームや営業マネージャーが売上増加のために適切な営業戦略を立案するのに役立つ実用的な洞察を提供することができます。
例えば、セールスフォースオートメーションツールは、顧客の購買履歴や傾向を把握し、それに基づいて将来の販売機会を予測することができます。さらに、営業担当者が新製品を顧客に売り込むタイミングを把握するのにも役立ちます。
セールスフォースオートメーションの主な機能
ここまで来ると、営業チームに営業支援ツールの力を活用させるために、営業支援ツールやソフトウェアを検討している方も多いでしょう。
SFAツールには、さまざまな機能や特徴があります。しかし、その中には中小企業には使いこなせないものも少なくありません。ここでは、企業の規模に関わらず、最適な自動化を実現するために、すべてのSFAツールが備えるべき必須機能をまとめました。
連絡先管理
営業担当者は知っていると思いますが、あなたも知っていると思いますが、連絡先がすべてです。連絡先は、最終的にお客様、さらにはリピーターとなるリードです。
しかし、リードと営業担当者との間に悪い紹介や顧客とのやり取りがあると、取引が始まる前に死んでしまう可能性があります。
この機能により、営業チームは適切なツールを使用して、関連情報を提供する連絡先データベースを迅速かつ容易に作成、保存、構築することができます。SFAのコンタクト管理には、インバウンドとアウトバウンドの顧客とのコミュニケーションの記録も含まれます。
モバイル・ユーザビリティ
営業担当者は忙しい人たちです。自分の営業活動だけでなく、事務的な仕事もこなし、さらには会社の売上を上げるために出張もしているでしょう。
営業担当者は、携帯電話の中に持ち運び可能なセールスオフィスを持つことができます。
営業担当者は、リードが購入するなどして販売パイプラインが進むと、スマートフォンやモバイルデバイスに即座にアラートや通知を受け取ることができます。
詳細でリアルタイムな指標
営業の現場では、あっという間に状況が変わってしまうことがあります。営業部門は、リアルタイムで更新される測定基準から大きな恩恵を受けることができます。
これらの指標により、営業担当者は、現在のオープン案件、適格リード、獲得案件、損失案件、週、月、年、さらには四半期ごとの収益などの重要なデータを確認することができます。
CRMシステムを使用している場合、これらのレポートはさらに詳細になります。セールスオートメーションによるレポート作成の自動化は、営業担当者の時間を大幅に節約し、他の作業に有効に活用することができます。
また、自動化によって常に完璧なレポートが作成されるため、ヒューマンエラーの発生率も低くなります。
セールスフォーキャスト
セールスダッシュボード
売上予測は、マネージャーや営業担当者に、将来の収益や成約率を予測する定量的なデータを提供します。
CRMのセールスフォースオートメーションを使用すると、過去の販売データを確認して、将来の見通しを立てることができます。直感や願望ではなく、数学に基づいた予測なので、その精度は高くなります。
その結果に基づいて、自社の売上目標を設定したり、予算を立てたりすることができます。
パイプライン・マネジメント
パイプライン管理とは、見込み客の特定からリードの管理、売上予測、販売後の関係維持まで、セールスサイクル全体を管理するプロセスを指します。オポチュニティ管理は、パイプライン管理を補完するもう一つのサブ機能です。
セールスサイクルの主要なタッチポイントを自動化することで、機会損失、プロセスの中断、ミスコミュニケーションを最小限に抑えることができます。
データ入力の自動化
データ入力は時間のかかる作業です。入力を伴う作業はすべて自動化できます。
セールスフォースオートメーションツールは、提案書の作成、Eメールのドラフト、ポストセールスコールの管理、その他のアウトバウンドコミュニケーションを支援します。
ワークフローの管理
ワークフローを自動化することで、リードの生成と管理を行うことができます。特に、営業チームが地理的に分散している場合には、ワークフローの自動化が有効です。SFAツールによるワークフローの自動管理は、営業プロセスを簡素化します。
営業担当者とマネージャーは、ワークフローを作成し、統一されたシステムを使ってアクティビティの管理、データの保存、チームのパフォーマンスの追跡、営業社員との連携などを行うことができます。
セールスフォースオートメーション対CRM
以前、CRMソフトウェアについてお話ししましたが、ビジネスのためにCRMとセールスフォースオートメーションのどちらかを選ばなければならないのか、疑問に思われるかもしれません。セールスフォースオートメーションとCRMのどちらかを選ばなければならないということはありません。この2つのシステムが連携することで、売上や収益性を高めることができるのです。
CRMのデータをSFAツールのソフトウェアに統合することで、さまざまなサービスや顧客プロファイルにおける売上の傾向や機会を把握することができます。同様に、セールスフォースオートメーションは、マーケティングチームやカスタマーサポートチームが問い合わせを理解し、問題を迅速に解決するのに役立ちます。
しかし、CRMとSFAにはいくつかの大きな違いがあります。
CRMは顧客を中心としています。セールスフォースオートメーションツールは、営業担当者の時間管理を支援しますが、CRMは、過去の顧客とのやり取りに基づく情報の照合に重点を置いています。CRMシステムは、顧客をどのようにプロスペクトするかという戦略を立てるのに役立ちますが、SFAツールはそのプロセスを自動化します。
CRMを持つ最大の利点は、遠隔地からアクセスできることです。セールスフォースオートメーションシステムは、モバイルでの操作性を提供していますが、中にはデータを自動的に更新するオプションがないツールもあります。SFAツールとCRMを統合することで、マーケティングチームやカスタマーサービスチームが更新した情報であっても、営業チームはリアルタイムに情報を得ることができます。
CRMシステムには、マーケティングオートメーションの機能がすでに組み込まれています。SFAツールと組み合わせれば、営業チームとマーケティングチームが協力して、ドリップメールや通知などのアウトバウンドコミュニケーションを行うことができ、顧客の機会を最大化することができます。
セールスフォースオートメーション - SFAとCRMの比較
イメージソース ローラステック
繰り返しになりますが、CRMとSFAの機能の違いを説明することは、どちらかを選んでもらうことを意図しているわけではありません。より強力な営業戦略の基盤を構築するために、CRM自動化ソリューションを利用することをお勧めします。
自動化できる4つの主なセールスプロセス
セールスフォースオートメーションの事例をご覧になりたい方のために、いくつかの事例をご紹介します。
ミーティングスケジュールの自動化
営業チーム間のミーティングや、潜在顧客と営業担当者とのミーティングを設定することは、セールスフォースオートメーションSFAソフトウェアがCRMを備えている場合は特に可能です。
無料のHubSpot MeetingsやEngageBayの無料ミーティング・スケジューリング・ソフトウェアのようなミーティング・ツールを使って、営業チームの全メンバーのために独自の予約リンクを作成するとよいでしょう。
これらのリンクはカスタマイズ可能なので、各担当者はミーティングやアポイントメントでつながるための個別のリンクを持つことができます。このリンクは、メールの署名に埋め込むことができます。マーケティングチームも、リードの育成に予約リンクを利用することができます。
カレンダーをオンラインで公開することで、アポイントメントを迅速にスケジュールすることができます。より多くのアポイントメントを獲得し、生産性を維持することができます。
セールスアポイントメントオートメーション
販売促進資料の自動化
営業資料には、リードとの関係を深め、販売につなげるためのコンテンツが含まれます。
これらの資料の作成には非常に長い時間がかかるため、営業担当者は収益を上げることに集中できません。
営業資料を自動化するには、Google Driveに営業部門全体で共有するフォルダを開いてみましょう。営業資料の作成を共同作業にすることで、効率的に作業を進めることができます。
このようにして、リードを引き寄せ、購買につなげるための強力なコンテンツライブラリができあがります。
記録の自動作成
記録の保存やデータの入力は、営業チームにとって時間のかかる管理作業です。
CRMでは、一連のタスクを設定することで、記録の作成を自動化することができます。
営業担当者は、リードが価格ページをクリックするたびに、異なるタスクを設定する必要があります。そして、リードがデモを要求してきたら、営業担当者はそのための取引を行います。デモの終了が近づくと、フォローアップの自動タスクがレコードを作成します。
自動レポート
自動化されたレポートが、営業チームの時間を節約し、ヒューマンエラーを減らすためにどれほど重要であるかについて、前に述べました。CRMとSFAが統合されたシステムでは、過去のセールスの傾向ややり取りを追跡し、定量的なデータに基づいた正確なレポートを作成することができます。
これにより、営業マネージャーはチームのパフォーマンスを評価し、会社の販売数を改善するための計画を立てるために必要な情報を得ることができます。
まとめ
自社に最適なセールスフォースオートメーションツールを選ぶにはどうすればよいでしょうか。
それは、あなたの目標が何であるか、そして営業プロセスがどのように見えるかを理解するのに役立ちます。市場には何十もの選択肢があり、それぞれがいくつかのメリットを提供しています。
しかし、直感的で拡張性があり、導入が容易なツールを選びたいものです。パイプライン管理、リードトラッキングとスコアリング、オポチュニティ管理、リードジェネレーションなどの機能があるかどうかを確認してください。
カスタマイズされたCRMソフトウェアの一部としてSFAツールを使用することもできますが、このオプションは高価で柔軟性がありません。EngageBayのようなプラットフォームを利用することをお勧めします。無料の統合CRMに加えて、何十ものセールス・オートメーション機能を利用できます。